I Fafo-rapporten Passe inn og passe til har forskerne Erika Braanen Sterri og Jon Rogstad samlet fem punkt de mener er sentrale for å sikre at nyansatte får et smidig inntog på arbeidsplassen.
Direkte sitert fra rapporten er de fem punktene som følger:
1. Samsvar mellom forventninger og realiteter
I de empiriske analysene tematiserte vi et manglende samsvar mellom forventningene nyansatte har til sin nye jobb, og virkeligheten de møter i en ny virksomhet.
Uavhengig av årsakene bak uklarheten rundt jobbens karakter kan diskrepans mellom forventninger og realiteter svekke nyansattes motivasjon og forlenge tilpasningsfasen. I verste fall kan arbeidsforholdet bli kortvarig.
Rekrutteringsprosesser og opplæring av nyansatte er kostbart for arbeidsgiver, både i tid og ressurser. Å ansette kandidater på vaklende premisser kan fordoble denne investeringen.
2. Behovet for informasjon – tydeliggjøre krav og forventninger
For å bli produktive medlemmer av virksomheten er det én ting nye ansatte trenger, nemlig informasjon: informasjon om formelle krav og forventninger som knytter seg til deres stilling, samt informasjon om mer uformelle aspekter ved jobben
Arbeidsgivere fasiliterer nyansattes tilegnelse av informasjon på to måter. De gir informasjon, gjennom introduksjonskurs og samtaler. Og desto viktigere skaper de kanaler hvorigjennom nyansatte selv kan innhente informasjon.
Dette kan gjøres ved å utpeke en mentor eller en fadder for den nyansatte eller mer uformelt tildele ansvar til kollegaer. En slik kontaktperson i virksomheten senker terskelen for å stille spørsmål og orientere seg.
3. Kunsten å sette ord på det uformelle
Vi har også sett at nyansatte forteller de samme historiene om usikkerhet og ubehag til tross for at de befinner seg i svært ulike typer jobber og med svært forskjellige grader av oppfølging.
Dette illustrerer et viktig poeng. Den informasjonen nyansatte mottar gjennom formelle kanaler, er nødvendig, men ikke tilstrekkelig for å bli i stand til å ta fatt på arbeidsoppgavene. Det er en innebygget skjevhet i oppfølgingsregimer – nyansatte mottar informasjon om formelle aspekter ved jobben, men informasjon om reglene, verdiene og normene som foreligger på arbeidsplassen – det som kan kalles organisasjonskulturen – er ikke å finne på intranettet eller i samtalen med sjefen.
Dette kan indikere at det er grenser for hva som kan institusjonaliseres eller settes i system fra arbeidsgiverhold. Vel så viktig som å bli sendt på kurs eller motta en startpakke er den mer uformelle mottakelsen fra arbeidsmiljøet.
Å delegere ansvar for den nyansatte til kollegaer er én måte å sørge for at informasjon om uformelle aspekter ved jobben når den nyansatte.
4. Ramme inn usikkerhet
Vi kan ikke, basert på våre data, gi noe overslag over hvor stor andel arbeidsgivere som har strukturerte opplegg for å ta imot nye medarbeidere.
Likevel er det illustrerende at majoriteten av virksomhetene vi har studert, mangler en plan for håndtering av nyansatte.
Dette resulterer i at oppfølgingen blir mer tilfeldig og uformell og svært avhengig av den enkelte leder.
5. Læring på jobben versus krav om kunnskap for å få jobb. Sile på forhånd eller forme i etterkant?
I et arbeidsmarked med stort tilfang av høykompetent arbeidskraft kan arbeidsgivere ønske å sile i opptaket til en stilling snarere enn å lære opp nye medarbeidere internt. Men på tross av lange utdanninger er det en mismatch mellom utdanningssystemet og arbeidsmarkedets behov.
I de fleste stillinger vil det være behov for opplæring for å omsette teoretiske og mer generelle kunnskaper til praktiske og spesifikke arbeidsoppgaver.
