Fem sjekkpunkt for hjelp til nyansatte

I Fafo-rapporten Passe inn og passe til har forskerne Erika Braanen Sterri og Jon Rogstad samlet fem punkt de mener er sentrale for å sikre at nyansatte får et smidig inntog på arbeidsplassen.

Funnene presenteres bredere i artikkelen «Sprikende støtte til nervøse nyansatte».

Direkte sitert fra rapporten er de fem punktene som følger:

1. Samsvar mellom forventninger og realiteter

• I de empiriske analysene tematiserte vi et manglende samsvar mellom forventningene nyansatte har til sin nye jobb, og virkeligheten de møter i en ny virksomhet.
• Uavhengig av årsakene bak uklarheten rundt jobbens karakter kan diskrepans mellom forventninger og realiteter svekke nyansattes motivasjon og forlenge tilpasningsfasen. I verste fall kan arbeidsforholdet bli kortvarig.
• Rekrutteringsprosesser og opplæring av nyansatte er kostbart for arbeidsgiver, både i tid og ressurser. Å ansette kandidater på vaklende premisser kan fordoble denne investeringen.

2. Behovet for informasjon – tydeliggjøre krav og forventninger

• For å bli produktive medlemmer av virksomheten er det én ting nye ansatte trenger, nemlig informasjon: informasjon om formelle krav og forventninger som knytter seg til deres stilling, samt informasjon om mer uformelle aspekter ved jobben
• Arbeidsgivere fasiliterer nyansattes tilegnelse av informasjon på to måter. De gir informasjon, gjennom introduksjonskurs og samtaler. Og desto viktigere skaper de kanaler hvorigjennom nyansatte selv kan innhente informasjon.
• Dette kan gjøres ved å utpeke en mentor eller en fadder for den nyansatte eller mer uformelt tildele ansvar til kollegaer. En slik kontaktperson i virksomheten senker terskelen for å stille spørsmål og orientere seg.

3. Kunsten å sette ord på det uformelle

• Vi har også sett at nyansatte forteller de samme historiene om usikkerhet og ubehag til tross for at de befinner seg i svært ulike typer jobber og med svært forskjellige grader av oppfølging.
• Dette illustrerer et viktig poeng. Den informasjonen nyansatte mottar gjennom formelle kanaler, er nødvendig, men ikke tilstrekkelig for å bli i stand til å ta fatt på arbeidsoppgavene. Det er en innebygget skjevhet i oppfølgingsregimer – nyansatte mottar informasjon om formelle aspekter ved jobben, men informasjon om reglene, verdiene og normene som foreligger på arbeidsplassen – det som kan kalles organisasjonskulturen – er ikke å finne på intranettet eller i samtalen med sjefen.
• Dette kan indikere at det er grenser for hva som kan institusjonaliseres eller settes i system fra arbeidsgiverhold. Vel så viktig som å bli sendt på kurs eller motta en startpakke er den mer uformelle mottakelsen fra arbeidsmiljøet.
• Å delegere ansvar for den nyansatte til kollegaer er én måte å sørge for at informasjon om uformelle aspekter ved jobben når den nyansatte.

4. Ramme inn usikkerhet

• Vi kan ikke, basert på våre data, gi noe overslag over hvor stor andel arbeidsgivere som har strukturerte opplegg for å ta imot nye medarbeidere.
• Likevel er det illustrerende at majoriteten av virksomhetene vi har studert, mangler en plan for håndtering av nyansatte.
• Dette resulterer i at oppfølgingen blir mer tilfeldig og uformell og svært avhengig av den enkelte leder.

5. Læring på jobben versus krav om kunnskap for å få jobb. Sile på forhånd eller forme i etterkant?

• I et arbeidsmarked med stort tilfang av høykompetent arbeidskraft kan arbeidsgivere ønske å sile i opptaket til en stilling snarere enn å lære opp nye medarbeidere internt. Men på tross av lange utdanninger er det en mismatch mellom utdanningssystemet og arbeidsmarkedets behov.
• I de fleste stillinger vil det være behov for opplæring for å omsette teoretiske og mer generelle kunnskaper til praktiske og spesifikke arbeidsoppgaver.